Dateimissmanagement

Tagtäglich verbringen ganze Büroschwadronen Zeit damit, sich durch die Weiten unerforschter Datengalaxien zu scrollen und zu klicken. Jeder Klick abseits der eigenen Trampelpfade im Labyrinth der gemeinsam genutzten EDV-Laufwerke öffnet einen bunten Blumenstrauß der Datenablage. Manchmal bieten sich Hunderte von Verzeichnissen den suchenden Augen des Users an, mit klangvollen und aussagekräftigen Bezeichnungen. Diverses und Allgemein gesellen sich neben Bilder und Müller. Und unter Diverses gibt es vielleicht noch einmal Bilder. Gleiches gilt für die Bezeichnung für die Dateien. Wenn wir nur lang genug suchen, finden wir die benötigten Verzeichnisse und Dateien gleich mehrfach – mit unterschiedlichem Entwicklungsstand, versteht sich. Ein Blick aufs Änderungsdatum der Datei Kd-Prs_NEU.ppt verrät, dass diese Version der Firmenpräsentation genauso neu ist wie der Neue große Weltatlas, den mir mein Onkel vor dreißig Jahren zur heiligen Kommunion geschenkt hat.


Je mehr Personen auf ein Verzeichnis zugreifen, desto größer ist der Wildwuchs. Je mehr Datenstrukturen funktional statt prozessorientiert aufgebaut sind, desto komplexer und redundanter wird die Dateiablage. Und weil veraltete oder redundante Daten nicht aussortiert werden, steigt das Datenvolumen der stetig an – zulasten der Serverkapazitäten, Zugriffszeiten und Datensicherheit. Und das Schlimmste ist manchmal der Irrglaube, dass ein „Viel“ an Daten mit einem „Viel“ an Know-how gleichgesetzt wird. Das Gegenteil ist eher der Fall: Denn abgelegtes Wissen ist oft vergangenheitsbezogen und aus dem Kontext herausgerissen.